Ketika akan melakukan proses pengiriman barang melalui laut menggunakan container, terdapat beberapa hal yang harus Anda ketahui. Seperti beberapa dokumen pengiriman barang melalui laut, yang harus Anda siapkan sebelum melakukan pengiriman barang. Lantas apa saja dokumen pengiriman barang yang perlu Anda persiapkan?
Macam-macam Dokumen Pengiriman Barang
Selain pengiriman barang melalui udara, pengiriman barang melalui darat, terdapat pengiriman barang melalui laut. Pengiriman barang melalui laut dengan menggunakan container menjadi pilihan terbaik dalam proses logistik. Namun untuk memperlancar proses kegiatan pengiriman barang, diperlukan beberapa lampiran dokumen pengiriman barang melalui laut yang harus disiapkan. Dokumen-dokumen yang dilampirkan merupakan dokumen yang sesuai dengan standar nasional maupun internasional dalam kegiatan pengiriman barang, sehingga sangat penting bagi Anda menyiapkannya dengan baik agar proses pengiriman barang berjalan lancar.
Dokumen Release Order (RO)
Dokumen release order merupakan dokumen yang berisi perintah pelepasan aset kontainer kepada pembeli atau pemilik barang. Bentuk dokumen ini seperti lampiran surat permohonan penjemputan barang atau kontainer oleh pihak tertentu. Dalam dokumen RO berisi::
- Nomor resi RO atau RO Number
- Barcode yang berfungsi untuk pemilihan kontainer saat di depo pelabuhan
- Depo atau tempat kontainer kosong berada
- Service yang memuat informasi tentang asal dan tujuan container
- Voyage yang memuat informasi kapal yang mengantarkan barang, dari kota asal menuju kota tujuan pengiriman barang
Dokumen Shipping Instruction (SI)
Dokumen SI adalah dokumen perjanjian pengiriman barang antara pihak pertama (shipper) dan pihak kedua (perusahaan logistik yang membawa barang kiriman). Dokumen SI ini akan diberikan kepada pihak kedua agar dapat melakukan pengangkutan muatan barang di pelabuhan terkait. Dokumen shipping instruction berisi:
- Nama shipper
- Nama consignee atau penerima
- Notify address
- Nama pelabuhan barang dimuat
- Nama pelabuhan tujuan barang kiriman
- Nama dan jenis barang
- Jumlah dan berat volume barang
- Commercial invoice
- Dated (waktu)
- Notify party
Dokumen Surat Perintah Muat
Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan jasa pengiriman dan akan diberikan kepada pihak pertama atau shipper. Dokumen ini berisi jenis muatan barang kiriman, jumlah muatan, berat muatan, serta nama dan nomor telepon pengemudi.
Dokumen Surat Jalan Kontainer
Sebelum kontainer dikirim, perusahaan jasa pengiriman akan memberikan surat jalan sebagai bukti bahwa kontainer yang dibawa oleh pihak pengirim telah memperoleh izin berangkat menuju pelabuhan untuk melakukan proses loading barang ke kapal. Dokumen surat jalan ini biasanya berisi jenis barang, jumlah barang, tanda tangan dari pihak pengirim, informasi sopir serta petugas gudang. Jika perusahaan pengirim memiliki jasa trucking sendiri, maka surat jalan berisi informasi internal perusahaan antar departemen yang bersangkutan.
Baca juga: Mengenal Perbedaan FCL dan LCL Dalam Pengiriman Barang Jalur Laut
Dokumen Equipment Interchange Receipt (EIR)
Dokumen ini dikeluarkan oleh depo pelayaran dan diberikan kepada pihak jasa trucking. Dokumen ini dikeluarkan ketika memuat dan mengosongkan kontainer. Jadi dokumen ini merupakan informasi mengenai pemeriksaan kondisi kontainer terhadap pihak yang bertanggung jawab, apakah terdapat kerusakan atau tidak. Dokumen EIR ini terdapat 2 macam, yaitu EIR pelabuhan asal dan EIR pelabuhan tujuan. Isi dokumen EIR berisi daftar nomor peti kemas pada kontainer, kode kapal dan pelayaran, posisi susun, dan posisi penyimpanan.
Dokumen Bill of Lading (B/L)
Dalam dokumen pengiriman barang melalui laut, dokumen bill of lading merupakan dokumen yang paling penting saat proses pengiriman barang laut. Dokumen bill of lading adalah dokumen perjanjian pengangkutan muatan antara pengirim, penerima, serta pihak pelayaran. Jadi dokumen ini akan berisi informasi lengkap yang sangat detail mengenai nama pengirim, nama kapal, data muatan barang, pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar, rincian freight, cara pembayaran, nama penerima, jumlah B/L original, dan tanggal tanda tangan.
Dokumen bill of lading ini dapat digunakan sebagai tanda terima barang, dokumen kepemilikan untuk pengambilan barang di pelabuhan tujuan, serta sebagai kontrak perjanjian barang yang akan dikirim. Untuk itu, dokumen bill of lading ini adalah dokumen terpenting dalam dokumen pengiriman barang melalui laut.
Dokumen Delivery Order
Dokumen ini merupakan surat perintah penyerahan barang yang dipesan dengan kesepakatan yang dibuat antara pengirim dan penerima, yang ditujukan kepada gudang perusahaan. Fungsi dokumen ini sebagai keterangan resmi terhadap pembelian barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima, sebagai informasi yang memuat rincian barang, dan sebagai tanda bukti bahwa penerima telah menerima barang melalui tanda tangan yang tercantum pada dokumen delivery order.
Setelah proses pengiriman barang melalui laut telah selesai, biasanya beberapa dokumen harus dikirim kembali kepada pengirim sebagai tanda bukti bahwa barang yang dikirim telah beres. Dokumen pengiriman barang melalui laut yang harus dikirim lagi kepada pengirim diantaranya SI, RO, surat jalan, B/L, dan EIR.
Untuk itu, baik pengirim, penerima, maupun pihak pengirim harus berhati-hati ketika memegang dokumen pengiriman barang melalui laut ini. Karena selain penting, beberapa dokumen juga perlu dikirim kembali kepada pihak pengirim sebagai tanda bukti pengiriman barang melalui laut.
Demikian informasi mengenai dokumen pengiriman barang melalui laut. Semoga dapat menambah wawasan Anda mengenai proses pengiriman barang melalui laut agar proses pengiriman barangnya lancar dan tanpa hambatan. Dapatkan juga informasi mengenai layanan port to port hingga layanan pengiriman door to port di website Access Logistik. Baca artikel Access Logistik yang lainnya pada halaman artikel untuk informasi seputar dunia logistik.
