Surat jalan merupakan bagian terpenting dalam kegiatan logistik. Bagi pelaku usaha bisnis dan ritel, penggunaan surat jalan juga sama pentingnya karena surat jalan dapat membantu mempermudah saat proses pengiriman barang logistik. Surat jalan ini juga bagian dari solusi ketika banyaknya tantangan bisnis online dalam melakukan pengiriman, atau bisnis offline lainnya. Lantas, apa saja fungsi dan jenis-jenis dalam penggunaan surat jalan? Berikut pembahasannya.
Pengertian Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen wajib yang berisi berkas penting memuat informasi seputar pengiriman barang, yang biasa digunakan oleh perusahaan, pelaku bisnis, maupun institusi lain dalam aktivitas pengiriman barang. Surat jalan juga merupakan berkas persyaratan yang digunakan oleh pihak tertentu agar sebuah barang dapat diizinkan keluar dari wilayah pergudangan.
Surat jalan biasanya dibawa oleh pengemudi angkutan barang yang memuat barang kiriman dari satu tempat ke tempat lain untuk dibongkar muat. Surat jalan juga dapat diterima konsumen jika mereka melakukan pengiriman barang melalui jasa pengiriman barang. Surat jalan ini memuat informasi deskripsi barang dan informasi pengiriman barangnya.
Informasi yang dimuat dalam surat jalan berisi nama perusahaan penerbit, nama penerima barang, nomor surat, jenis barang, berat dan jumlah barang, harga barang, dan jumlah biaya kirim. Surat jalan juga biasanya terdiri dari 3 atau 4 lembar dengan warna yang berbeda dan fungsi yang berbeda juga. Lembar pertama surat jalan berwarna putih, lembar ini adalah bukti penyerahan barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima dan akan digunakan sebagai penagihan pembayaran. Kemudian lembar kedua berwarna merah, akan diberikan kepada konsumen akhir sebagai tanda bukti penerimaan barang kiriman. Dan kemudian lembar ketiga berwarna kuning atau hijau dan digunakan sebagai arsip perusahaan pengirim barang.
Fungsi Penggunaan Surat Jalan
Surat jalan memiliki fungsi tertentu bagi perusahaan dan juga pihak lain yang menggunakan surat jalan dalam proses pengiriman barang. Fungsi surat jalan tersebut diantaranya:
- Surat jalan sebagai rincian detail item barang yang dikirim
- Sebagai dokumen resmi dari pihak pengirim untuk diberikan kepada pihak penerima
- Sebagai berkas pengecekan agar mempermudah proses pengiriman. Pengecekan ini dilakukan oleh pihak petugas keamanan sepanjang perjalanan pengiriman barang maupun pihak penerima barang saat barang diterima
- Sebagai tanda bukti penerimaan barang bagi pengirim
- Sebagai arsip bendahara atau pihak keuangan perusahaan
- Sebagai dasar pembuatan laporan suatu perusahaan
- Sebagai bukti resmi transaksi yang sah bagi pengirim dan penerima, dimana surat jalan dapat menyatakan bahwa barang diberikan izin untuk dikirim dan juga sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh konsumen
- Sebagai surat pegangan bagi konsumen untuk melakukan retur jika barang yang dikirim mengalami kerusakan atau kekurangan jumlah
Jenis-Jenis Penggunaan Surat Jalan
Penggunaan surat jalan oleh berbagai instansi, membuat surat jalan memiliki jenis yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi masing-masing kepentingan instansi atau perusahaan. Berikut ini jenis-jenis penggunaan surat jalan yang umum digunakan dalam kegiatan logistik.
1. Surat jalan untuk pengiriman barang
Surat jalan untuk pengiriman barang dibuat oleh pelaku bisnis atau perusahaan bisnis dengan tujuan memberikan informasi secara detail mengenai barang yang dikirim kepada konsumen sesuai dengan pesanan konsumen. Format surat jalan untuk pengiriman barang juga menggunakan format transaksi jual beli sah. Sehingga surat jalan ini memuat informasi seperti nama pengirim dan penerima, jenis barang, berat barang, jumlah barang, harga kirim barang, serta tanda tangan penerima barang. Surat barang ini dalam aktivitas pengiriman juga berlaku dalam semua layanan seperti port to port hingga door to door. Dimana layanan pengiriman ini juga memungkinkan kebutuhan surat jalan terlebih untuk memperjelas informasi mengenai barang-barang tersebut.
2. Surat jalan untuk penjualan barang kredit
Surat jalan untuk penjualan barang kredit biasanya dikeluarkan sebagai bukti resmi transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem pembayaran kredit. Surat jalan ini dibuat berdasarkan pesanan sebagai bukti pengeluaran barang. Sama seperti surat jalan pengiriman barang, namun bedanya surat ini menggunakan sistem pembayaran kredit. Pada penggunaan surat jalan ini, nilai kuantitas barang tidak dapat diubah karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang ditulis di pesanan oleh pemesan.
3. Surat jalan untuk penjualan barang tunai
Sama saja dengan surat jalan untuk penjualan barang kredit, hanya saja surat jalan ini digunakan untuk barang dengan pembayaran tunai. Surat jalan ini dibuat untuk mencatat bukti-bukti transaksi yang dilakukan dengan cara pembayaran tunai dan tidak dibuat berdasarkan pesanan dari sales.
4. Surat jalan untuk keperluan penitipan barang
Surat jalan untuk penitipan barang digunakan untuk tanda bukti pendukung ketika hendak menitipkan barang. Sehingga dengan penggunaan surat jalan ini, penitipan barang akan dijamin keamanannya. Surat jalan ini dibuat dan dikeluarkan oleh pihak manajemen penitipan barang dan nanti akan diteruskan kepada staf bagian pergudangan.
5. Surat jalan untuk keperluan drop canvasser
Surat jalan ini dibuat sebagai bukti riwayat pembayaran atau transfer yang dikeluarkan oleh pihak pergudangan kepada kanvaser. Pihak pergudangan menentukan kuantitas barang yang akan diberikan kepada kanvaser berdasarkan ketentuan yang telah dibuat oleh perusahaan.
6. Surat jalan untuk keperluan retur pembelian barang
Ketika melakukan pembelian barang dan barang yang didapat tidak sesuai, maka konsumen dapat melakukan retur. Saat melakukan retur barang, biasanya konsumen dapat menggunakan surat jalan yang dibuat oleh penjual, yang suratnya dilampirkan pada barang yang dikirim ke konsumen.
Itu dia penjelasan mengenai pentingnya penggunaan surat jalan, baik bagi perusahaan atau instansi terkait, juga bagi konsumen penerima barang yang keduanya melakukan pengiriman barang maupun kegiatan logistik lainnya. Surat jalan juga dapat membantu konsumen menerima informasi bahwa barang yang diterimanya merupakan barang legal yang telah diizinkan beredar oleh pemerintah setempat. Selain surat jalan, kita juga harus mengenali asuransi pengiriman barang dari jasa logistik yang semakin mengefektifkan proses pengiriman. Selain terjamin dengan surat, kita juga dapat jaminan keamanan barang yang dikirim.
