Selain mengirim paket makanan, obat-obatan dan lainnya. sebagian orang juga mengirim paket dokumen, berbagai macam dokumen yang bisa dikirim seperti dokumen bisnis, pribadi, dokumen pemerintahan, dokumen niaga dan dokumen berharga lainnya. Pada era ini anda tak perlu khawatir ketika harus mengirim dokumen ke luar daerah atau kota. Saat ini mengirim dokumen ke luar kota menjadi lebih mudah. Dengan menggunakan jasa ekspedisi mengirim dokumen menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Penerima pun tak perlu menunggu lama untuk mendapatkan barang kiriman tersebut. sama halnya dengan mengirim barang lainnya. tentu saja harus sesuai prosedur agar paket dokumen aman ketika pengiriman.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum mengirim paket dokumen
Sebelum mengirim paket dokumen ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan agar tidak terjadi kesalahpahaman ketika proses pengiriman.
- cek ongkos kirim
Sebelum memutuskan untuk mengirim paket dengan ekspedisi. Sebaiknya anda mencari tahu terlebih dahulu ongkos kirim dari beberapa ekspedisi untuk perbandingan biaya. Sesuaikan ongkos kirim dengan budget yang anda miliki, dan perhatikan juga testimoni dari pelanggan lain.
- pelajari layanan jasa ekspedisi
Setelah anda menentukan jasa ekspedisi untuk pengiriman. Anda juga perlu mempelajari produk layanan yang disediakan oleh jasa ekspedisi. Ada beberapa layanan yang bisa menjadi referensi anda untuk mengirim paket dokumen, seperti layanan same day, instant, reguler dan lain sebagainya. Dan tak lupa sebaiknya anda juga mengklaim asuransi pengiriman barang untuk menghindari hal yang tidak terduga ketika proses pengiriman dokumen.
Langkah-langkah mengirim paket dokumen dengan mudah
- packing dokumen dengan rapi
Sebelum anda mengirim sesuatu tentunya anda harus membungkus atau packing dokumen tersebut dengan rapi dan aman. Ketahui dan pelajari cara packing yang aman dan sesuai dengan jenis paket yang anda kirimkan. Hal ini sangat diperlukan guna menjaga keamanan dokumen yang akan dikirim, dan menghindari kesalahan handling selama pengiriman. Agar dokumen yang akan anda kirim lebih aman, sebaiknya anda mengikuti langkah-langkah berikut:
– kumpulkan semua dokumen yang akan dikirim, pastikan tidak ada dokumen yang ketinggalan
– memasukkan dokumen ke dalam amplop coklat
– melapisi dokumen dengan plastik agar terlindungi dari cipratan air,
– lalu beri lapisan lagi dengan koran. Akan lebih aman lagi dengan menggunakan bubble wrap dan di packing dengan kardus.
Pastikan dokumen telah di packing dengan aman dan rapi serta plastik atau kardus yang tertutup rapat.
- lengkapi identitas
Setelah anda packing paket dokumen dengan rapi dan aman. Selanjutnya lengkapi identitas baik identitas pengirim maupun penerima. Sebaiknya anda menuliskan alamat lengkap penerima beserta nomor telepon. Anda bisa menulis identitas penerima secara lengkap pada bagian kiri atas dan identitas pengirim pada bagian kanan bawah. Akan lebih baik lagi jika anda menulis deskripsi alamat penerima secara lengkap. Dengan melengkapi identitas pengirim dan penerima akan menghindari terjadinya salah alamat ketika proses pengiriman.
- kirim barang menggunakan layanan termudah
Untuk mengirim dokumen anda tak perlu bingung. Terutama jika anda tidak punya banyak waktu untuk datang ke kantor ekspedisi. Anda bisa menggunakan layanan door to door. Layanan ini merupakan layanan paling praktis dan termudah, karena pengirim dan penerima paket tidak harus datang ke kantor ekspedisi untuk hanya sekadar mengirim dan mengambil paket dokumen. Jasa ekspedisi akan menyediakan kurir untuk menjemput paket dokumen ke alamat tempat tinggal anda dan paket dokumen akan dikirim langsung menuju alamat penerima yang tertera pada paket tersebut. layanan ini akan lebih menghemat waktu anda sebagai pengirim.
- cek status pengiriman
Setelah anda mengirim paket, anda akan mendapatkan nomor resi yang tertera pada selembar kertas. Nomor resi ini berguna untuk melacak paket selama proses pengiriman. Anda bisa melacak paket dengan menggunakan fitur akses pelacakan pengiriman barang. Langkah pertama buka fitur lacak pengiriman pada website jasa ekspedisi, lalu masukkan nomor tracking atau nomor resi yang tertera pada lembaran yang diberikan pihak ekspedisi. Pada fitur ini anda akan mengetahui paket dokumen tersebut sudah kirim, sedang dalam perjalanan ataupun sudah sampai di alamat tujuan.
- konfirmasi penerima paket
Jika anda telah mengecek status pengiriman pada fitur lacak pengiriman dan paket dokumen tersebut telah delivered, sebaiknya anda segera konfirmasi kepada penerima paket untuk memastikan apakah paket tersebut telah sampai tujuan atau penerima belum menerima paket. Hal ini guna mengetahui jika terjadi kesalahan dan bisa ditindaklanjuti oleh pihak ekspedisi dengan secepat mungkin.
Berikut tadi beberapa cara mudah untuk mengirim paket dokumen. Pastikan anda memilih jasa ekspedisi terpercaya untuk mengirim paket dokumen. Dan tidak lupa untuk mengikuti langkah-langkah diatas untuk menghindari kesalahan ketika proses pengiriman.
